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連展科技從「人」和「制度」雙管齊下
文/iThome (記者) 2007-12-14


連展科技是連結器的製造商,最重要的就是所有的研發資料。怎麼確保公司耗時費力、辛苦研發的成果,不會一夕之間就淪落在外,成為競爭對手的囊中物,這也是張瑞益擔任總管理處處長一職以來,最重要的任務之一。

張瑞益說,目前連展科技對於重要機密資料的分類,做的還不夠好。他說,除了保護研發資料,還要進一步保護ISO文件及公司的典章制度文件,因為這些文件都是一家公司靠著時間累積下來的寶貴經驗,這些都是重要的企業機密文件,張瑞益說:「這些資料沒保管好,一旦被競爭對手取得這些寶貴的經驗,形同是培養了一個不用支付任何學習成本的頭號競爭對手。」

要做好企業機密資料保護,連展用的是「用對人」和「建立制度」這兩大準則。所謂用對了人,張瑞益說,員工對公司就有向心力,就能理解公司重要智慧財產權和研發資料不能外洩的重要性。他說:「有打死不招的員工,企業就不用擔心資料有外洩的風險。」張瑞益說。此外,爭取高階主管的力挺,以及花至少半年以上的時間,跟全體員工溝通建立文管制度與流程的重要性,都是所謂的用對人。

第二步則是建立一套完整的流程和制度,連展讓擔任總管理處處長一職的張瑞益也兼任文管中心的主管,在總經理的支持下定下整套文管制度流程。文管中心專司文件管理、保存與傳送,張瑞益說,這就像是連展科技內部的圖書館,有了良好e化流程制度,還可以跟知識管理平臺(KM)、線上學習(e-Learning)及實體課程整合,人資部門還可以從中發展一套學習與發展課程。

以前,連展讓同仁自己評估文件的機密等級,以及可以寄送的對象,但現在一律都由文管中心管控。業務若要寄送資料檔案給客戶,除了要先跟文管中心申請,還要獲得主管的許可,接下來再由文管中心處理文件寄送事宜,像是寄送檔案連結、帳號與密碼給客戶,而且,客戶還得在期限前完成下載,否則就得重新申請。

張瑞益說,所有e化流程結合Workflow(工作流)都有跡可尋,現在連展的所有文件列印都由文管中心控制,未來還會將列印者的帳號、列印時間與列印地點一併印在文件上,機密的研發資料甚至限制只能由某些印表機列印,還設有浮水印避免再印外流。

除了管控資料流向,張瑞益為了杜絕一些外接式設備的可趁之機,花了1年的時間將廠區與研發單位的電腦都換成精簡型電腦(Thin Client)。畢竟全公司都換成精簡型電腦的成本很高,張瑞益說:「把握80/20管理法則,管控好將最重要的80%機密外洩管道,是第一優先的事。」對於必須使用筆記型電腦的高階主管,則透過閘道端的管控,例如管控CAD圖檔不能任意外傳,如果有人未申請就外傳圖檔,閘道端會先把檔案攔下來,經確認無誤後才會放行。目前連展科技的文管中心只做到臺北、華南廠區的整合,張瑞益說:「預計2008年第1季完成華北廠區的整合。」

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