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新  聞 專  題 對  策 專  欄 問 與 答 企業案例 解決方案
鼎新電腦:稽核部門也要納入個資小組
文/黃彥棻 (記者) 2012-08-29
鼎新電腦成立個資因應小組要有成效,員工必須先具有個資保護的意識,成員也要納入稽核


鼎新電腦成立個資因應小組由大型企業事業群總經理鄭家麟(圖右)擔任召集人一職,並由科技系統加值暨服務事業部經理范肇鈞(圖左)擔任個資專案經理,兩個人密切合作,緊緊跟催並回報所有的個資因應進度。


臺灣本土ERP軟體廠商鼎新電腦,本身就是一個有超過1,800多名員工的大型企業,除了這些員工的資料外,不論是往來的客戶聯繫窗口,或者是其他供應商的聯絡資料,總數至少超過40萬筆。

早在2010年新版個資法通過當年,鼎新電腦就啟動了個資因應的專案,第一階段將法務、人資、業務、顧問功能等各職能的部門代表,以兼職方式來參與小組工作中,而沒有專職人力。擔任個資因應小組召集人的是鼎新電腦大型企業事業群總經理鄭家麟。

個資意識不足,導致個資盤點成效不彰
鼎新成立個資因應小組後,第一件事情就是盤點各部門個資。鄭家麟說,因為小組成員都是兼職擔任,每個員工手邊遇到其他更緊急、更需要馬上被解決的任務時,個資盤點的優先順序就被排到後面,導致最後盤點出來的個資品質不如預期,鄭家麟檢討原因發現,員工認知不足,不了解個資保護對於公司以及個人的重要性,所以工作上的優先順序容易受到排擠。

為了讓員工意識到個資保護的重要性,鼎新調整作法,在2010年12月時優先針對全公司宣導個資保護意識和教育訓練。鄭家麟說:「只有當員工都意識到,個資保護不只是公司的事,更是和每一個員工個人權益息息相關時,員工才會比較願意花時間投入在個資保護的相關任務。」

稽核部門納入因應小組
另外,鄭家麟也在2011年1月時重新調整了因應小組的任務,擴大納入了稽核部門。他解釋,因為稽核部門非常清楚各個部門的工作職能流程,像是人資部門在人才選、訓、育、留的過程會遇到什麼問題,稽核部門可以在每個流程面來協助人資部門盤點個資。

鄭家麟是這麼形容鼎新的個資因應小組。他說:「法務部門和稽核部門就像是漢堡的兩片麵包,中間的餡料就是由各職能部門組成,不論餡料多少,兩片麵包一定要能夠夾緊;而個資因應小組就像是裝漢堡的盒子,再豐盛的漢堡也都必須要能裝在盒子中,才能賣給客戶。」

鄭家麟表示,第二次組成的個資小組,核心成員則包括各職能部門的副總或經理,負責各種個資因應進度的政策制度和進度規畫;核心小組下面還有一個包含各部門個資代表的個資專案小組,負責執行個資核心小組指派與規畫的各種任務,並落實進度跟催與回報。

鄭家麟遴選個資專案小組成員時,除了要求參與員工必須熟悉部門業務外,個人特質上最好是喜歡和人溝通,甚至與其他部門成員都熟識,才有助於未來各項任務的執行和進度跟催。

由於鼎新電腦本身除了內部管控要落實個資保護外,其所研發的軟體產品,包括ERP系統或者是CRM系統等,都是其他許多臺灣企業貫穿公司營運核心的重要系統,所以,鼎新電腦也將旗下產品規格調整的進度納入個資專案小組的跟催內容,各產線的產品經理必須定期回報修正進度。

以周為單位追蹤進度
另外,鼎新以周為單位來追蹤每進展,「每周五定期召開個資因應小組會議,確認每個部門的任務執行進度。」鄭家麟說,每個規畫的任務都會給予各部門員工執行的時間,員工就必須抽空完成,若沒有辦法完成,也會有相關的懲處。

不過,因為業務部門和後勤部門的作業模式不一樣,鄭家麟說,個資核心小組會先界定出重要的專案里程碑進度,同時會配合各個部門的作業習慣,例如,一般業務部門月底前,為了衝刺業績,往往無心再去處理其他的任務,所以,跟業務部門相關的任務,專案小組一般會安排在每個月上旬前,執行完畢;如果是人資部門,月底到月初是最忙碌的時候,所以一般會安排在中、下旬,人資或其他後勤部門,完成相關的專案進度。

除此之外,鼎新也將因應個資法列為年度重要營運目標之一,並由總經理具名發送電子郵件給所有員工,除了宣布個資小組的組織架構和成員名單外,也正式宣布個資專案小組的啟動,來彰顯這件工作和小組的重要性,以及總經理對推動個資保護的決心。鄭家麟說:「當老闆具體展現出對個資小組的最大支持後,老闆就是個資因應小組最大的後盾。」

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