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新  聞 專  題 對  策 專  欄 問 與 答 企業案例 解決方案
個資法細則出爐,告知與書面同意2大限制放寬
文/黃彥棻 (記者) 2011-11-04
新出爐的個資法施行細則草案放寬2項限制,只要做到一對一告知則方式不限,不過企業得自負舉證責任,另外,書面同意也可採電子文件表示


▲法務部發布新聞稿宣示,新版個資法施行細則將於10月27日~11月9日期間,進行為期14天的草案預告,蒐集各界意見。

新版個資法施行細則草案日前出爐,從10月27日到11月9日期間,進行14天的草案預告。法務部法律事務司副司長鍾瑞蘭表示,預告期是為了蒐集各界對於細則草案的看法,回覆意見若不需召開專家會議,將如期將個資法施行細則送交行政院審查。

新版個資法於2010年5月26日由總統修正公布後,法務部為了草擬施行細則,已召開多次公聽會及專家會議。由於新版個資法適用所有行業,不論是電子或者是紙本個資也都在該法的適用範圍之內,再加上2億元的高額罰鍰,以及一般公司負責人需負連帶罰責,都讓臺灣企業莫不戰戰兢兢、審慎面對新版個資法帶來的衝擊。

由於新版個資法對個資的蒐集、處理、利用等,都有相當嚴謹的條文規範,許多企業期望施行細能讓實務上窒礙難行之處,有鬆綁的空間。其中,最為企業關注的就是告知義務與書面同意的執行方式。

根據目前出爐的新版個資法施行細則草案版本,可以看出細則中,對於告知義務的方式採用寬鬆的認定標準。至於書面同意可以採用電子文件表示時,原本企業擔心必須要採行數位簽章或憑證,而經濟部商業司也已回覆法務部,根據電子簽章法的精神,企業取得書面同意時,能以電子文件的形式表示,除特定情況需要數位簽章外,其餘的電子文件形式,只要企業自負舉證責任即可採用。

告知義務的作法放寬,一對一告知才是重點
新版個資法第54條規定,非公務機關對於先前間接收集、未告知當事人的個資利用,在新版個資法修正施行之日起,必須在1年內完成告知義務;如果逾期未告知當事人便加以利用個資時,將按次處新臺幣2萬元以上、20萬元以下罰鍰。

由於罰則是按次計算,讓許多企業都不敢掉以輕心。至於何種告知方式可以符合法規規定,又不至對企業在營運上,造成太大衝擊,法務部的施行細則草案版本,對於企業應盡的告知義務,採取較為寬鬆的認定。新版個資法施行細則第13條便明訂,「告知之方式,得以書面、電話、傳真、電子文件或其他適當方式為之。」

由於科技越來越進步,鍾瑞蘭認為,企業只要能夠做到「一對一」的告知,不應該限制告知的方式或型態,包括網站的契約規範、電子郵件、簡訊、MSN,甚至使用手機App軟體告知,例如WhatsApp等,這些都可以滿足一對一告知當事人的規定。

不論採何種告知方式,企業需自負舉證責任
鍾瑞蘭也提醒,雖然施行細則所規範的告知方式相當寬鬆,企業採用何種告知方式,還是必須要自負舉證責任。也就是說,企業在進行各種對當事人的告知義務時,都必須留存所有的軌跡記錄,證明企業的確已經盡到告知之責。

先前曾有企業提議透過「公告」的方式來進行告知,但在此次預告的施行細則草案中,並未納入公告的方式。鍾瑞蘭認為,公告的風險很高,目前沒有一個共通的平臺可以提供企業公告之用,企業想要利用間接蒐集的個資,以公告方式進行告知時,也可能揭露當事人不願被公開與該企業互動關係的訊息。為了做到避免人格權被侵害,並促進個人資料合理利用,鍾瑞蘭表示,這種事後追溯的告知方式,還是必須要能夠做到一對一的告知。

曾經擔任檢察官的電子商務業者飛翔駱駝執行長葉奇鑫表示,拿掉企業原本期待的「公告」方式,主要還是因為母法強調要個別通知當事人,在子法不得逾越母法的前提下,企業的期待勢必落空。

蒐集者與當事人同意,可用電子文件表示書面同意
由於新版個資法嚴格規範書面同意的意涵,必須符合當事人經蒐集者告知新版個資法所定的應告知事項,或者是經蒐集者明確告知特定目的外之其他利用目的、範圍及同意與否對其權益之影響後,所做的書面意思表示,才符合該法所規範的書面同意。嚴格的書面同意規範,讓許多企業擔心,取得當事人書面同意的方式,將增加企業營運的成本。

許多企業則寄望這樣新版個資法規範的書面同意,可以改採成本較為節省的電子文件方式呈現;但這種電子文件的呈現,卻又面臨電子簽章法的規範,必須符合憑證或數位簽章的規定。

便有電子商務業者直言,一旦這種書面同意採電子文件方式表示,必須要有數位簽章或憑證才能符合法律規範,對於企業的實務運作,有高度的窒礙難行之處。他說,若以有800多萬用戶的集保公司為例,倘若書面同意不能採用電子文件方式的話,該公司光是取得當事人書面同意的成本,至少要花3億元以上。

為了解答多數企業的疑惑,鍾瑞蘭表示,施行細則在第11條明白規定,書面意思的表示方式,只要內容可完整呈現,且可以供日後查驗,經蒐集者與當事人同意後,可以採用電子文件的方式。

由於經濟部商業司是電子簽章法的主管機關,面對新版個資法施行細則對於書面同意的電子文件表現方式,經濟部商業司7科也於10月27日發公文給法務部,提供主管機關對於法規解釋的內涵供法務部參考。

經濟部商業司7科科員杜水龍表示,根據電子簽章法第4條的精神,只要這些代表書面同意的電子文件內容可以完整呈現,並可於日後取出供查驗者,經相對人同意,都可以採用電子文件的方式作為書面同意所需。他說,只有根據電子簽章法第9條規定,依法令規定應簽名或蓋章者,經相對人同意,才需要提供電子簽章。

杜水龍舉例表示,如果企業要獲得當事人對個資特定目的外利用的書面同意,只要當事人同意採用電子郵件的方式,企業便可以透過電子郵件方式,詢問當事人的意願。他說,此時,企業只需要能夠證明該封徵詢當事人同意的電子郵件,有具體收發對象、時間、主旨和內容,並能做到完整存檔和呈現,也可供日後取出查驗外,當事人的書面同意就可以採用這類電子郵件的電子方式表示。



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