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新  聞 專  題 對  策 專  欄 問 與 答 企業案例 解決方案
文件安全控管要從輸出前就開始做
文/羅正漢 2011-09-09
導入文件管理系統、資料外洩防護設備到列印設備的輸出控管,均可減少重要文件被印製外流的機會,特別的是,列印設備還提供多項輔助功能,加強紙本的安全防護,以利後續追蹤、稽核

防範資料外洩,一直是企業相當關心的議題,在資安管控上,有不少企業可能會針對網路相關的資訊安全作防護,像是電子郵件、即時通訊軟體與雲端服務等工具加以限制,同時也管控電腦設備的光碟機、USB外接裝置與隨身儲存設備,甚至是照相手機,避免人為疏忽或是蓄意行為,不慎將機密資料傳送出去。

而列印輸出方面的管控,也是同樣重要的關鍵。如果只針對上述行為管控,而對於列印行為不加以限制的話,印出的機密文件如不慎遭人攜出,或是以傳真、手機照相等實體方式傳送出去,仍無法達到防範機密資料外洩的目的。

列印前就要先做好列印權限控管
現代企業的工作方式,有很多重要文件都是儲存在電腦中,要針對紙本文件加以控管,其實在還沒列印之前就要開始做到防護,像是有誰有權限能夠開啟、列印這份資料。若不加以限制,企業所擁有的文件可能就沒有基本的安全性可言。

針對列印功能,在電腦端登入驗證的動作是最容易的控管方式,搭配文件管理系統、資料外洩防護設備與列印輸出設備,都可以針對各種職務使用者與文件,設定不同的閱讀、列印權限。這樣的作法,可以進一步減少管理、把關的人數,並可以降低機密文件被印出去的機率。

當然,要利用列印輸出設備的管控機制,以協助紙本文件的控管,使用者身分的登入驗證工作是首道關卡,如此一來,便可以針對不同屬性員工加以限制,設定不同功能權限、強制浮水印等措施,設立權限級別,而每份紙本文件的責任與歸屬便有脈絡可循。




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