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【IT書摘】用對工具,讓專案規劃準確度Up Up
文/iThome (記者) 2014-01-10
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專案之所以會失敗,往往是因為有許多工作在規畫之初就被忽略了。工作分解結構(WBS)能協助你在估計知識性任務時,將龐大架構化繁為簡,提高專案規畫的精準度



我懂了!專案管理
(全新增訂版)
(Fundamentals of Project Management, Fourth Edition)

Joseph Heagney/著
何霖/譯
經濟新潮社出版
售價:330元

"專案失敗的一個主要原因,是將粗略估計的估計值當作實際的目標值。"

專案規畫就是要回答「必須完成什麼?」「需耗時多久?」和「要花多少錢?」這些問題。規畫那些「必須完成的工作」,是規畫工作極為重要的部分。專案經常失敗,是因為有相當多部分的工作被忽略了。此外,當任務確定後,就必須決定時間和資源需求,這稱作估計(estimating)。

專案規畫中的一大重點,是要決定任務需要花多少時間,還有要花多少錢。估計錯誤是導致專案失敗的一項主要原因。同時,錯估成本也是使專案管理遭到壓力和責難的普遍原因。

「工作分解結構」(Work Breakdown Structure;簡稱WBS)是完成所有上述工作最有用的利器。WBS 背後的概念相當簡單:將一項複雜的任務,不斷細分到不能再細分為止。相較於在較高層級,細分之後會更容易估計每項小任務需耗費多少時間和成本。

然而,對於從未從事過的活動,若要估計其任務期程(duration),就不是簡單的事了。經驗告訴我們,尤其當進行工程硬體和軟體開發專案時,估計錯誤更是在所難免。雖然如此,在估計知識性任務時,工作分解結構依舊比其他工具來得更容易。

一個簡單範例
↑ 圖6-1

舉個例子做說明,假如我想整理房間(如 所示),大概會從收拾東西開始。先把滿地的衣服、玩具和其他雜七雜八的東西收拾乾淨。接著我會用吸塵器吸地毯,再來洗窗戶和擦牆壁,最後把傢俱上的灰塵擦乾淨。以上所列舉的活動,全部都是整理房間的子任務(subtask)。

再談到用吸塵器清理房間,我可能必須先把吸塵器從櫥子堮野X來,把吸嘴接好、插電,推著吸塵器在房間堥麭B走動,再把集塵袋堛漲Л衪阭挈b,最後把吸塵器歸回原位。以上所列是完成「用吸塵器吸地毯」這項子任務的更細分任務。圖6-1 即是運用工作分解結構圖,將這些任務描述出來。

要注意的是,在製作工作分解結構圖時,我們不用擔心工作執行的先後次序問題。我們會在規畫時程表時才排定次序。但是你可能會發現,自己已照著次序的方式思考,沒關係,這是人類的天性使然。製作工作分解結構圖的主要用意,是要捕捉所有需要進行的任務。所以不必太擔心自己或是其他成員是否依序思考任務程序。有一點倒是要小心的是,不要讓次序問題成為製作工作分解結構圖的阻礙,否則你的任務確認過程將因此放慢下來。

結構慣例上會細分到三至六層,圖6-2將每一層都取了個名稱。當然有些專案需要再細分成更多層。對規模很大的專案來說,細分二十層大概已經是上限了。請注意,圖中最上面一層叫作專案群(program),它比專案還高一層。

↓ 圖6-2


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