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深入工廠以基層黑手思維優化IT 串連上下游IT打通春雨供應鏈
文/楊智傑 2013-11-25
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資訊主管應以基層眼光思考IT建置,同時,也應勤跑供應鏈上下游資訊部門,才能接合跨企業資訊流程、格式不統一的問題

CIO小檔案- 黃新民 春雨工廠 資訊部經理
●學經歷:畢業於淡水工商管理專科學校,畢業後進入春雨工廠人事部,1986年轉入春雨工廠電腦課(後改制為資訊部)任職,後擔任資訊部經理至今。擔任資訊部經理期間,曾主導、執行經濟部技術處示範性資訊應用開發計畫,近年則積極以Open Office取代微軟的Office,作為企業內辦公室應用。

傳產中小企業資訊部門的任務,往往是包山包海,既要維護機房、排除網路故障,又要依據使用者需求建置新的資訊系統,但是除了把眼光放在企業內IT,資訊主管也必須考慮上下游廠商的IT建置,來作為規畫公司資訊系統的考量。春雨工廠資訊部經理黃新民就以春雨工廠為例,說明了上下游供應鏈對於資訊部門的影響。

上下游資訊格式不統一,易造成資料交流的障礙
春雨工廠以螺絲製造廠起家,其業務流程,是從原料廠中國鋼鐵(以下簡稱中鋼)買進鋼材,在廠內加工處理後,再賣給下游的中盤商或零售商,黃新民說,類似春雨工廠和前後端供應鏈「垂直分工」的生產體系,在臺灣的傳統中小企業間十分常見。

但是,對於資訊部門而言,這樣看似簡單的供應關係,在許多企業內部流程都電子化了之後,卻衍生出極大的問題。在電子化之前,企業間的訂單、出貨程序都是紙上作業,因此無論資料呈現的格式為何,都須經過「人」的審核、批准,雖然處理速度較慢,但相較於電腦,卻具有更多的彈性。然而,在各企業的業務流程電子化了之後,卻會因供應鏈上下游廠商沒有一個共用的資訊交換標準,而導致「個別企業內資訊系統建置的很好,但一牽涉跨企業的資料交流時,就出問題。」

黃新民進一步解釋,例如,中鋼出貨的鋼材序號、寬度、元素成分以及製造日期的編碼方式,就跟春雨工廠的資料結構不同,黃新民說,若是只跟中鋼進貨還好,只要重新讀取資料格式,再轉換成春雨的資料格式就好了,但假如進貨的原料廠商不只中鋼,就必須維護兩份不同欄位的進貨資料,這些資料格式的不統一,往往會造成資訊部門整合資訊時的災難。

除了資訊格式不統一的問題,不同企業間對於資訊和資料定義的差異,也會造成供應鏈上下游資訊連貫的問題。黃新民舉例,從中鋼進貨的鋼材,其條碼過一段周期(如半年)就會重複出現。對於中鋼來說,從產鋼、出鋼到供應給下游廠商的速度快,因此在條碼編碼上,能夠允許每半年就重複出現一次。然而,消耗這些鋼材的製造商,如春雨,其消耗的速度較慢,因此在同一個庫存區裡,就可能出現兩組條碼相同,但是貨料的材質、大小與日期卻完全不同的情況,讓管理人員非常頭痛,而要在進貨時重新打上條碼,其成本又過於高昂。

黃新民說,像這樣企業對資訊建置運用情境的考量不同,而出現的問題往往很難解決,同時,又不能要求對方更改系統,因為對一家企業有用的資訊流程,對於另外一家來說,卻可能帶來嚴重的挑戰。因此,黃新民體悟出,資訊主管除了應該勤跑業務現場,了解終端使用者的心聲之外,更應該勤跑供應鏈上下游的資訊部門,多跟上下游的資訊主管溝通。

黃新民認為,資訊主管必須理解其業務流程的重點以及相對應的資訊建置,才能盡量接合跨企業的資訊流程、格式、名詞用語定義不一致,所衍生出來的問題。


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