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改善資訊部門體質,從改善資訊透通度下手

不只導入新的資訊系統,陳卓勳也著手改善資訊部門的體質。對於喬山公司而言,每個部門都需要仰賴資訊部門提供相關的服務、解決所面臨的業務發展困境。因此,公司所有的IT資源都是一種「公用資源」。陳卓勳說:「因為IT資源無法獨占,所以必須設法做到有效的資源分配;要讓大家滿意IT的資源分配,就必須讓各個部門相信,IT部門是站在公司的營運發展角度上,進行相關的IT資源分配。」

陳卓勳認為,主動揭露資訊部門對各個業務部門專案的投入心力程度,就是爭取其他部門信任感的最好方式。

喬山原本就要求員工要填寫工作日報表,把每天的工作內容記錄下來。不過,這樣的工作記錄只供自己及主管參考,陳卓勳看到這樣的工作文化,便重新打造一套工時管理系統,以每一個小時為單位,要求資訊部門員工填寫每個小時的專案進度。

他解釋,資訊部門要開發各部門需要的專案,每一個專案又會拆解出不同的專案任務,再分配給不同的資訊部門員工負責。因此,資訊部門同仁再依專案優先順序以及時間急迫性,來安排自己每天的工作內容。透過工時管理系統,可以將資訊部門員工處理專案工作的進度,逐一記錄下來,彙總後,讓其他部門可以查詢最新的專案進度。

「當其他部門可以清楚看到資訊部門對於相關專案投入的時間和心力時,就不會懷疑自己部門的專案被犧牲、不受重視,對資訊部門也會更有信任感。」他說。

當資訊部門同仁的工作內容開始透明化後,陳卓勳表示,這就像是打開資訊部門的屋頂,讓其他部門開始了解資訊部門的運作狀況後,雙方開始有了互信的基礎,彼此的互動就會更順利。

陳卓勳表示,這些進度報表也讓資訊部門員工的工作效率,有跡可循,這將是下一階段的任務,將用報表來稽核出每一個專案中每一個員工的投入情況。

藉由專案提案單凝聚與使用者部門的共識

喬山健康科技總部資訊資深協理陳卓勳表示,主動揭露資訊部門對各業務部門專案的投入心力,就是爭取其他部門信任感的最好方式。
陳卓勳先前在美國、臺灣與中國的IT原廠及系統整合商(乙方)工作,喬山公司則是他第一個在使用者端(甲方)擔任資訊部門主管的工作。他長期在系統整合商的工作經驗,讓他看到,許多甲方企業,例如傳統製造業,對於IT的發展和投入都抱持更為謹慎的態度。

因此,當他開始打破喬山公司資訊部門和其他部門之間的隔閡後,並想藉由「專案提案單」凝聚各部門對專案內容的共識,藉此確保IT資源的有效分配。

他說,以往曾經發生過,使用者部門提出的需求並未經過內部的統整和確認,就直接交由資訊部門執行,等到相關功能出爐後,使用者部門才發現,IT部門設計的功能和使用者部門所需要的功能並不一致,IT部門必須重新設計。「這些都是不必要的重工與IT資源浪費,」他認為,透過專案提案單進行嚴謹的需求彙整,由業務部門高階主管簽名核可後,再根據專案優先順序來投入人力,以確定公司將IT資源分配到相關的專案上。陳卓勳指出,專案提案單降低了各部門的IT專案開案率(專案確定要執行的比例),但整體的執行效率卻大幅提升。

為企業打造可增值或避險的IT保單
除了確保專案進度如期、如質的完成外,陳卓勳也將資訊部門按照公司發展需求分成四組,包括:公司ERP系統支援小組、CRM系統支援小組、IT基礎架構小組,以及由公司資深IT人員組成的專案小組。每周由小組長檢視組員的專案進度,並回報給資訊部經理及總工程師,每一個專案的周進度與差異,都會清楚的呈現在周報表中,陳卓勳檢視過進度後,才呈報給營運副總過目。

每半個月,陳卓勳則由從業務角度檢視資訊部門的專案進度與數量,根據優先順序與資源分配狀態來管理專案,如停止專案或追加等。每半年,喬山公司也會舉辦全球會議時,陳卓勳也會公布該年度資訊部門對各部門專案投入的心力與時間;每一年則會針對來年做新年度的計畫IT。他認為,資訊部門從資訊透通度爭取跨部門的信任,並透過定期檢視,調整專案進度與效率,都有助於增進資訊部門的專案執行效率。

不過,陳卓勳表示,在專案提出與調整中,IT部門用類似「保單」的概念來說服使用者,推出可以增值和降低風險的不同IT解決方案。例如,打造全球一致的整合性ERP系統,雖然必須花大錢導系統,但一旦完成後,對企業營運會帶來增值的效果,這就是一套對企業增值的IT保單;像是災難備援方案對喬山公司而言,就是一套降低風險的IT保單,一旦臺灣公司因為天災人禍而無法營運,如何在一小時內,相關的業務都由美國分公司接手,完整的災難備援方案就是降低喬山營運風險的IT保單。也是邁向全球第一大不可或缺的企業永續營運策略的一環。

距離2015年不到2年,陳卓勳期待,這些IT體質的調整與新系統的導入逐步完成後,能帶動後續的業務爆發力與公司營運發展,實現公司高層挑戰全球第一大的營運目標。文☉黃彥棻


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